اگر بخواهیم یک واردکننده و صادرکننده را شناسایی کنیم اولین راه شناسایی، از طریق اینترنت است. که حتی ممکن است سادهترین راه و البته نامطمئن ترین و ناامن ترین راه ممکن باشد.
روش بعدی، حضور در نمایشگاه های بین المللی که ممکن است هم هزینه بر و هم زمان بر باشد. همچنین اتاقهای مشترک بازرگانی، رایزنان بازرگانی و… 
اگر بیش از دو صادرکننده را برای کالای مورد نظر خود شناسایی کرده و متوجه شدیم کمپانی A،B، C و… میتوانند کالای مد نظر ما را تولید و یا تامین کنند و بخواهیم از بین چند کمپانی با یکی از آنها کار کنیم موارد ذیل را در نظر میگیریم:

1. مشخصات فنی کالا

2. مدت زمان تحویل کالا(به شیوه تامین کالا بستگی دارد)

3. شرایط تحویل کالا(اینکوترمز)

4. شرایط پرداخت(خرید نقدی، اعتبارات اسنادی، بروات ارزی)

5. قیمت کالا (مهمترین امر در بحث واردات کننده) بعد از چانه زنی و در نظر گرفتن تمام شرایط خرید کالا از فروشنده درخواست صدور PI می کنیم.

ثبت سفارش

یکی از مسائل مهم و چالش برانگیز در امر واردات است. برای ثبت سفارش باید به سامانه جامع تجارت WWW.NTSW.IRمراجعه کرد. پس از ورود به این سامانه، شناسه فروشنده، ارزش کالا، ترم خرید کالا، کرایه حمل، را وارد میکنید. اما در مورد حواله بانکی در قسمت نوع عملیات ارزی، گزینه بانکی و در قسمت تامین ارز، با سه گزینه مواجه هستید: خرید ارز از سیستم بانکی، از محل صادرات، از محل حساب ارزی وارد کننده گروه کالایی به سه گروه کالایی تقسیم شده اند:گروه اول کالاهای اساسی هستند که نرخ دلاری که به این کالاها تعلق میگیرد عادل 4 هزار و ۲۰۰ تومن می باشد. گروه دوم که ادغام شده گروه دو و سه است، به شش بخش تقسیم شده که شامل 22،23،24 و 25، 26 و 27 می باشد. که در قسمت تامین ارز این دو گروه تفاوت هایی وجود دارد.

در قسمت نوع ثبت سفارش ،گزینه شیوه های متداول سیستم بانکی باید انتخاب شود. بعد از طی کردن این مراحل با توجه به کد تعرفه اگر نیاز به دریافت مجوز از سازمان یا سازمان هایی باشد داخل سامانه اسم سازمان هایی که باید از آن ها مجوز اخذ شود ذکر می شود. پس از گرفتن اخذ مجوز وضعیت ثبت سفارش ما به آماده پرداخت کارمزد تغییر پیدا میکند. پس از پرداخت کار مزد ثبت سفارش که معادل نیم در هزار ارزش کل مندرج در پیش فاکتور میباشد (ارزش کالا به علاوه کرایه حمل در صورت وجود) کد هشت رقمی به پرونده شما تخصیص داده می شود و شما تماس با بانک عامل مشخص شده در ثبت سفارش تماس میگیرید زیرا قبلاً بابت تخصیص ارز با آنها ارتباط برقرار کرده اید. سپس بانک عامل از بانک مرکزی درخواست صدور گواهی ثبت آماری میکند 
که این پروسه زمان ‌بر است. پس از تایید از بانک مرکزی یک شماره گواهی ثبت آماری صادر و به پرونده شما در بانک عاملاختصاص میدهد.

پس از تایید بانک مرکزی و فعال نمودن شماره ثبت آماری توسط بانک عامل، وارد کننده اقدام به خرید ارز مورد نیاز خود از سامانه جامع تجارت می‌نماید. البته لازم است که وارد کننده بعد از تایید گواهی ثبت آماری به بانک عامل مراجعه نموده و نسبت به وثیقه گذاری و سپرده گذاری اقدام نماید. پس از آنکه کالا وارد کشور شد و تشریفات گمرکی آن انجام شد گمرک تایید می کند که اسناد با ارزش مطابقت دارد. در نهایت وارد کننده به بانک مراجعه می‌کند و وثیقه و سپرده گذاری را آزاد میکند سپرده گذاری صرفاً به صورت وجه نقد نیست. با توجه به اعتبار شرکت وارد کننده میتواند به صورت چک هم صورت گیرد.
زمانی که پول به حساب فروشنده حواله شد و ما سوییفت واریز وجه را از بانک دریافت کردیم از فروشنده میخواهیم طی یک اعلامیه دریافت وجه را در سربرگ خود اعلام کند.

از الان به بعد با توجه به ترم خرید، آن فروشنده وارد محدوده زمان دلیوری تایم میشود. یعنی موظف است که مواد اولیه را تهیه کالا را تولید و اگر بازرسی وجود دارد بازرسی را انجام دهد. با توجه به ترم اینکوترمز از این مرحله به بعد متفاوت می شود. اگر EXW باشد، در این مرحله به پایان میرسد. اگر FAS باشد، میبایست کالا حمل داخلی شود، تشریفات گمرکی انجام شود و تا کنار کشتی کالا حمل شود و سپس تحویل خریدار شود.

بازرسی

با توجه به قوانین جاری در کشور ما یک سری کالاها نیاز به گواهی COC دارند. به این سری از کالاها که از روی کد تعرفه آن ها مشخص میشود کالاهای مشمول استاندارد اجباری میگویند. اگر تعرفه ما در لیست تعرفه های مشمول استاندارد کالای اجباری برای واردات باشد: 1. بازرسی در مبدا 2. بازرسی در مقصد بازرسی در مبدا بهترین گزینه است چون اگر کالا به مقصد رسیده باشد و کالا نتواند موارد مذکور در استاندارد را پاس کند، وارد کننده پول فروشنده را پرداخت کرده و با فرض بر این که قراردادی هم بین صادر کننده و وارد کننده منعقد شده باشد چقدر باید واردکننده تلاش کند تا به پول خود برسد اما اگر همین بازرسی در مبدا انجام میشد شرکت بازرسی، کالا را بازرسی کرده و در صورتی که کالا استاندارد مورد تایید و مذکور را پاس کند اجازه بارگیری به کالا را میدهد. قطعاً ما نیز تمامی پول فروشنده را تا وقتی که به بارنامه نرسیده باشیم تسویه نخواهیم کرد.

 انواع گواهیهای بازرسی

1 . گواهی بازرسی کمی(چشمی)IC

2. گواهی بازرسی کیفی COIیا VOC گواهی COI، کیفیت کالا را مورد بررسی قرار میدهد. اما گواهی VOCمربوط به استاندارد است.

روشهای حمل و نقل بین المللی

1 . زمینی

2. دریایی

3. ریلی

4. هوایی

5. کابل

6. لوله

7. دیجیتال(CD یا DVD)

بیمه نامه کالای وارداتی

از محلی که ریسک به خریدار منتقل میشود، خریدار باید کالای خود را بیمه کند. هیچ کالایی بدون بیمه از گمرک خارج نخواهد شد یا وارد کننده از قبل کالای خود را بیمه کرده است و این موضوع را به اطلاع گمرک رسانده و یا آن که گمرک خودش کالا را برای اماکن گمرکی بیمه میکند(بیمه محلی گمرک).
زمانی که وارد کننده قصد دارد تا کالایی را بیمه کند با توجه به نوع کالا، مسیر حمل، آسیب پذیری کالا، ارزش کالا انتخاب می کند که کدام کلوز برای بیمه اش انجام شود. A، B ،C و TOTAL LOSSاز راس به چپ پوشش بیمه کالاها به شدت کاهش پیدا میکند.

زمانی که وارد کننده پول را به حساب صادر کننده یا فروشنده واریز کرده و از او درخواست کرده است طی یک نامه رسمی با سربرگ اعلام کند که پول به حسابش نشسته است. پس از آنکه تسویه حساب انجام شد و صادر کننده کالا را تولید کرد، حمل داخلی را انجام داد، تشریفات گمرکی در مقصد انجام شد، ( البته با توجه به ترم اینکوترمز که جز مسئولیتهای صادر کننده می باشد و یا این که خریدار یا نماینده وی آن را انجام میدهد). قبل از این که صادر کننده اصل اسناد را به وسیله پستهای سریع بین المللی برای وارد کننده ارسال کند، حتما میبایست وارد کننده از او بخواهد یک کپی از اسناد حمل را برای وی جهت بررسی مغایرت قبل از آن که کالا به مقصد برسد و بخواهد تشریفات گمرکی آن را انجام دهد ارسال نماید.

پس از رسیدن اصل اسناد حمل به دست وارد کننده ، وی باید به بانک عامل مراجعه کند تا این بانک زمان ممهور نمودن اسناد حمل، نامه تامین ارز را نیز برای وارد کننده صادر کند. پس از آن که واردکننده اعلامیه ورود کالا را از دریافت کننده در مقصد دریافت کرد باید به همراه نسخ اصل بارنامه به ایشان مراجعه کند تا ضمن پرداخت هزینه های مربوطه شاملTHC مقصد، اقدام به دریافت قبض انبار و ترخیص نماید. سپس وارد کننده باید کالای خود را به گمرک اظهار کند.

تشریفات گمرکی برای کالای عمومی

پس از اظهار کالا به گمرک از طریق سامانه، اسناد و مدارک به صورت سیستمی از طریق واحد احراز هویت گمرک بررسی میشود، سپس ماده 7 قانون امور گمرکی مجدد به صورت سیستمی برای واردکننده بررسی خواهد شد، کالا مسیریابی میشود. انواع مسیر گمرکی عبارتند از: سبز، زرد، آبی و قرمز(طولانی ترین مسیر است و کالا باید ارزیابی شود). بعد از تایید ارزیاب، حقوق ورودی و مالیات بر ارزش افزوده و هلال احمر باید پرداخت شود. سپس در مرحله صندوق نیاز هست تا مجوز ورود وسیله نقلیه جهت بارگیری کالا به گمرک اخذ گردد. در این جا باید هزینه های انبارداری پرداخت و رسید دریافت کالا از انبار گمرک را اخذ کرده باشیم. بعد از بارگیری کالا بر روی وسیله نقلیه به درب خروج مراجعه کرده و جالب است که تمام تشریفات گمرکی که تا الان انجام گرفته میتواند توسط کارشناس درب خروج مجدداً بررسی و انجام شود. و اگر مغایرتی بین اسناد و ارزش وجود نداشته باشد، کارشناس درب خروج اجازه خروج کالا را صادر میکند که در نهایت مورد تایید رییس درب خروج نیز میباشد.

پس از ترخیص کالا توسط واردکننده، برای رفع تعهد و دریافت وثایق و تضامین خود، 3 ماه فرصت دارد تا به بانک عامل خود مراجعه نماید و تا 3 ماه دیگر قابل تمدید است. این مدت برای تولیدکنندگان به 18 ماه افزایش پیدا میکند.

برخی از تجار و واردکنندگان گمرک را یک سازمان سختگیر، ترخیص کالا را یک فرایند بسیار سخت و طاقت فرسا تصور میکنند. اما بهتر است اگر در زمینه واردات فعالیتی داریم حتی با وجود ترخیص کار، یکبار برای ترخیص کالا به گمرک مراجعه کرده و فرایند و تشریفات گمرک را از نزدیک ببینیم.